「技術工作組」及「標準工作小組」施行細則

第一章 功能、結構與運作

1. 前言
   本施行細則提供台灣照明委員會(CIE-Taiwan)技術工作組從事相關事務程序之指引，其目的係確保台灣照明委員會於合法、符合規範的工作架構下進行標準制定活動，技術工作組的成員均有義務遵循。各程序的制定在確保各技術工作組有效率的運作。各技術工作組爲強化運作效能之需要，得依程序增補本施行細則必要條文。
2. 台灣照明委員會宗旨
   台灣照明委員會宗旨為聚焦於光學與照明產業的發展，凝聚會員間之共識並加強國際合作，以促進產業繁榮進步，其目標是：
   • 提供一個符合國際慣例之平台，討論任何有關光與照明之科學、技術與藝術，讓各專家能在此領域內交換彼此的資訊。
   • 發展光與照明相關領域內計量相關的標準及程序。
   • 提供光與照明相關領域於標準發展所需之準則及程序指引。
   • 產出光與照明相關領域的所有論文集、標準草案及技術報告。
   • 維持光與照明相關領域國內及國際組織的聯繫與技術交流。
3. 技術工作組的職能
   台灣照明委員會於光與照明相關領域之技術活動應分由各技術工作組執行。秘書處依照CIE總會規章，處理組建技術工作組及其領域相關活動之立案事宜，經執行委員會議決後實施。技術工作組應將其所擬定之工作計劃提案(包含技術文件)送交會長及副會長批准，並交由標準工作小組執行。經批准後，技術工作組應依此文件所規範之程序負責推動該工作計劃。
   如同台灣照明委員會成立宗旨，各技術工作組應針對以下幾點設定執行目標：
   • 推動或參與研討會、座談會或會議等討論。
   • 與國際標準組織連繫及技術交流。
   • 於台灣照明委員會對外活動上宣傳出版品資料。
   各技術工作組就其工作方案陳述之技術活動範圍，得透過召集人向秘書處提出與台灣照明委員會政策和業務方面的技術活動之建議，該資訊應彙整成為活動報告。
4. 技術工作組的架構與運作
   4.1 技術工作組成員
   各團體會員應委任一名具投票權成員加入任一技術工作組。
   所有的與會成員須：
   • 參與技術工作組之活動。
   • 在技術工作組之技術領域，代表其團體會員之利益。
   • 針對技術工作組之活動，向其團體會員提供建議。
   • 針對技術工作組之工作方案，提供建議項目。
   • 提名標準工作小組主席。
   • 關注技術工作組之技術活動。
   • 建議與議決技術工作組擬送交秘書處之技術文件內容。
   4.2 技術工作組團隊
   技術工作組召集人、副召集人、秘書、主編等成員通稱為技術工作組管理團隊。其職責即為支援技術工作組召集人之技術工作組日常運作。
   4.3 技術工作組召集人
   依本施行細則，每個技術工作組應提供會長一份技術工作組召集人候選建議名單，會長應依據建議名單在權衡各團體會員影響力之考量下，適切指派技術工作組召集人，並經執行委員會附議，以完成任命程序。
   技術工作組召集人之職能包括：
   • 於技術工作組宣導台灣照明委員會任務。
   • 協調會議召開時程等技術工作組工作方案之事務。
   • 召開技術工作組會議。
   • 代表技術工作組出席執行委員會。
   • 推動與展開執行委員會政策和指示。
   • 副知會長及秘書處有關於技術工作組之組織異動及主要工作發展方向。
   4.4 副召集人
   技術工作組召集人視需要得提供副召集人數名候選名單，送請會長提名，經執行委員會同意後任命之。副召集人須協助召集人於技術工作組發揮技術職能，在符合技術工作組需求下，副召集人之職責及權力得由召集人與副召集人共同制定。若副召集人尚未成為正式成員，得視為無投票權之該技術工作組成員。
   4.5 秘書
   技術工作組召集人須提供建議候選名單，經技術工作組同意，指派一名秘書協助處理技術工作組行政事務。在符合技術工作組需求下，技術工作組秘書之職責及權力得由召集人與技術工作組秘書共同制定。若技術工作組秘書尚未成為正式成員，得視為無投票權之該技術工作組成員。
   技術工作組秘書之職責建議如下：
   
   • 維護技術工作組成員及其地址、電話、傳真、電子郵件帳號等更新名單。
   • 維護標準工作小組成員及其地址、電話、傳真、電子郵件帳號等更新名單。
   • 維護標準工作小組報告人和連繫代表及其地址、電話、傳真、電子郵件帳號等更新名單。
   • 發送文件給技術工作組成員、會長、副會長及技術工作組主編。
   • 準備技術工作組會議通知，至少須於會議一個月前通知，此通知應包含議程項目。
   • 於四年一度的會員大會之六個月前，發送技術工作組召集人提名通知。
   • 準備及發送技術工作組會議紀錄，包含目前技術工作組及標準工作小組成員、技術工作組報告人及連繫代表。
   • 於技術工作組會議進行投票，並將結果記錄於會議紀錄。
   • 維護技術工作組檔案。
   • 以上之相關文件皆應副知秘書處。
   4.6 主編
   技術工作組召集人得提供建議候選名單，經技術工作組同意，指派一名主編確保技術工作組出版品依照本施行細則格式彙編之指示擬稿，並在技術上具一致性。若技術工作組主編尚未成為正式會員，得視為無投票權之技術工作組成員。
   4.7 標準工作小組及主席
   針對技術工作組期望制定之標準文件，各技術工作組應提出包含標準文件類型之參考項目，以及具時間表之工作方案，方可籌建其標準工作小組，並應提名標準工作小組主席人選。此一提名名單、參考項目以及工作方案須送交會長及副會長核可。若被提名者不為該技術工作組成員，但經任命後，成為無投票權之該技術工作組成員。若無法於事前找到專家成員，並擬定工作方案，技術工作組可僅針對標準工作小組名稱、參考項目以及標準工作小組主席人選進行議決。在此狀況下，新的標準工作小組主席在提出可行性研究工作建議前，最多有六個月的時間籌備新標準工作小組，只有在新標準工作小組主席針對工作方案向技術工作組召集人提出報告且獲肯定後，方能送交會長及副會長核可成立該標準工作小組。該報告須包含時程表及願意積極參與工作的標準工作小組成員。
   標準工作小組主席之職能包括：
   
   • 提名標準工作小組成員。
   • 協調標準工作小組工作，特別是維持該技術工作組職權範圍和時程表時，確保所有的知識和觀點已被充分考量。
   • 召開標準工作小組會議，留下會議檔案及記錄，並交由秘書處存檔。
   • 負責擬訂標準草案。
   • 向技術工作組進行工作報告。
   • 標準工作小組主席應不時檢視個人和/或工作的承諾，評估是否仍然能夠有效領導標準工作組。如有疑慮，應與技術工作組召集人討論可能的解決方案，包括更換標準工作小組主席。
   4.8 報告人
   每一技術工作組召集人得任命該技術工作組報告人，其職能為對技術工作組報告有關現有標準工作小組未涉及之技術主題。若技術工作組報告人尚未成為該技術工作組成員，得視為無投票權之該技術工作組成員。
   4.9 連繫代表
   每一技術工作組召集人應任命該技術工作組連繫代表，其職能為提供與其他台灣照明委員會技術工作組、其他國內及國際組織聯絡和保持技術交流。若連繫代表尚未成為該技術工作組成員，得視為無投票權之該技術工作組成員。
   4.10 無積極貢獻
   若技術工作組成員，或標準工作小組主席，不積極參與活動，該技術工作組召集人應依相關規定先出具非正式報告，並副知秘書長。如確有必要，秘書長將向執行委員會提出正式報告。俟該技術工作組召集人針對長時間無積極作為之標準工作小組，經評估即使更換主席仍無助於技術工作組，得考慮解散之。
5. 標準工作小組
   技術工作組應建立經會長及副會長通過之標準工作小組，以實施技術方案。標準工作小組應執行技術工作組的一項工作計劃項目，且活動限制在已經技術工作組通過，並由會長及副會長批准之職權範圍內。
   一般當標準文件發行後，標準工作小組即具體完成任務，得予以解散，在此階段的標準工作小組主席須將所有相關資料交由秘書處備存。
   5.1 標準工作小組成員
   標準工作小組主席經技術工作組同意，認可團體會員及個人會員中之專家為標準工作小組成員，小組成員需關注CIE國際性活動。
   
   • 特定標準工作小組的成員必須是該工作計畫領域之專家，但不需為該技術工作組的成員。
   • 標準工作小組成員須具該知識範圍和存在觀點之代表性，不需為技術工作組成員。通常標準工作小組的規模取決於可網羅的專家數以及基於有效運作之考量。
   • 標準工作小組主席應向技術工作組提供成員名單以完成正式核定程序。此核定程序不得延誤標準工作小組之運作。
   • 團體會員可指派符合本條款專家資格之成員加入標準工作小組。
   • 標準工作小組成員不必然為技術工作組成員，除非藉由技術工作組團隊之職務加入該標準工作小組者。
   • 標準工作小組主席應對不積極參與活動之成員以書面善盡告知之責，並副知技術工作組召集人、技術工作組成員及該員所屬之團體會員代表。如確有必要，標準工作小組主席基於技術工作組召集人之授權，可取消該無積極貢獻者之成員資格。若該員為團體會員所指派，則必須知會所屬之團體會員代表。
   5.2 專家顧問
   標準工作小組的主席可酌請專家顧問（若非團體會員，應促其成為個人會員）參加標準工作小組，以提供特定建議，專家顧問於台灣照明委員會架構下不具特定職務，但標準工作小組可酌情在台灣照明委員會相關報告中予以答謝。
6. 技術工作組會議
   6.1 會議時程安排
   技術工作組每年至少召開一次例行性會議。得搭配光與照明相關的研討會、座談會、論壇或展覽召開技術工作組會議。技術工作組得於一年前規劃召開會議事宜，並副知秘書處。相關活動經費由技術工作組自行籌募。
   6.2 會議通知
   正式會議通知至少應於會議召開一個月前發布。會議通知須包含議程項目，並副知秘書處。
   6.3 會議組成成員
   會議組成成員須包含技術工作組召集人、副召集人、秘書、主編、成員、標準工作小組主席、報告人、連繫代表及秘書處代表。技術工作組成員跟標準工作小組主席可由無投票權的顧問陪同與會。若技術工作組成員無法參加會議，須事前以書面呈交技術工作組召集人，委託所屬團體會員代表或其他成員投票。技術工作組會議應依正確程序發佈，且沒有法定開會人數的限制。
   6.4 會議主席
   技術工作組會議主席必須為技術工作組召集人，若無法出席，技術工作組召集人得指定副召集人主持會議。
   6.5 會議程序
   會議應按照議程進行，且至少須於會議召開二週前將議程告知成員。本施行細則格式彙編議程範例包含了技術工作組應予考量之概括項目，每一技術工作組得依其運作需求增減。報告、草案、訊息和討論文件應事先發予成員，以利有效進行會議。
   會議應依正規被接受的程序進行，正式項目應以議案方式處理，新發言者得依不同觀點提出意見。辯論過程亦應考慮列入書面紀錄，少數人的觀點應給予時間表達不宜抑制。技術工作組成員有義務在會議或書面上傳達所屬團體會員之觀點。
   6.6 技術工作組會議紀錄
   技術工作組應完成與保存會議議程及會議紀錄，並將副本留存秘書處。會議紀要須記錄之會議要點包含決議、少數者觀點、需要採取的行動及負責執行者。
7. 標準工作小組會議
   7.1 會議議程
   為在預定時間內完成任務，標準工作小組得依需要召開會議。標準工作小組應規劃兩年內擬召開之會議時程，並儘可能伴隨技術工作組會議期間召開。標準工作小組每六個月至少召開一次例行性會議，且至少須於會議召開二週前將詳細議程告知成員，並附知技術工作組召集人與秘書處。
   7.2 任務
   由於標準工作小組活動最終產品通常是一個技術出版品，會議應以擬定待審議草案為主。於標準工作小組成立之後儘可能完成衍生議題與使草案各部分內容臻於完善，直至達成一份整體草案為止。
   7.3 標準工作小組主席的職責
   標準工作小組主席應負責召開會議、擬定議程、發行草案、會議紀錄及準備紀要。上述文件應副知秘書處，經技術工作組召集人同意後得於技術工作組內部傳閱。
   7.4 報告
   標準工作小組主席應於所屬技術工作組例行會議及技術工作組召集人要求提供訊息時，進行活動報告。若標準工作小組難以取得共識或該任務超過既定時程，應知會技術工作組召集人。

參考資料：

1. 草案審批流程圖.pdf